Teil 2: Eventorganisation durch Eventagenturen

In einer kleinen, mehrteiligen Serie befassen wir uns zusammen mit der erfahrenen Partyband Pianobeat mit der Organisation und der Bedeutung von Firmenevents, Year End Parties und Kundenveranstaltungen. Teil 1 befasste sich mit der Bedeutung und dem Wert eines Firmenfestes. Im zweiten Teil schauen wir uns die Möglichkeiten an, welche eine professionelle Eventagentur bieten kann:

Das Firmenfest oder den Kundenanlass selber organisieren…
Intern oder mit einer Eventagentur

Die Entscheidung ob Sie Ihren Firmenanlass selber organisieren, oder dies von einem Spezialisten tun lassen ist von verschiedenen Faktoren abhängig. Ein zentraler Faktor ist sicher die Grösse des Anlasses. Weiter spielen auch die zeitlichen, aber auch kreativen Kapazitäten Ihrer Mitarbeiter oder eines allfälligen internen Organisationsteams eine wichtige Rolle.

Bei kleineren, übersichtlichen Firmenfesten ist es bestimmt möglich das Fest mit den eigenen Mitarbeitern zu organisieren. In kleineren Betrieben kennen sich die Mitarbeiter besser, kennen gegenüber der externen Eventorganisation die Bedürfnisse ihrer Kollegen und wissen was sie “cool” und was sie “weniger toll” finden.

Wenn man weiss, was man will und seine eigenen Vorstellungen hat, wie eine Feier organisiert werden soll, dann kann man sich die Kosten einer Eventagentur bestimmt sparen. Zentral ist in diesem Fall, dass man für eine gute, passende Stimmung sorgt, denn das ist, woran sich die Gäste stets erinnern werden. Eine gute Unterstützung hierzu kann zum Beispiel eine professionelle Eventband sein, die auf die Stimmung gezielt und situativ eingehen kann.

In vielen Fällen ist es aber so, dass man nicht wirklich die Firmen-internen Kapazitäten für den vollen Alleingang hat. Externe Hilfe durch eine Eventagentur für zumindest Teilbereiche der Eventorganisation bringt zusätzliche Kompetenz, zeitliche Kapazitäten und lässt die eigenen Kapazitäten vermehrt da, wo sie hingehören: Bei der eigenen Firmentätigkeit.

Wenn Sie alles extern organisieren lassen möchten, dann sollten Sie eine Full Service Eventagentur beiziehen. Die Agentur bietet die Kapazität, während sie sich voll und ganz auf ihre Mitarbeiter oder Kunden konzentrieren können. Zudem werden sie auf diesem Weg auch die Zeit finden selber an der Veranstaltung mit Ihren Mitarbeitern oder Kunden am Tisch zu sitzen und ihren Firmenevent geniessen können.

In der Planungsphase konzentrieren sie sich dabei auf die 3 Punkte:

  1. Wesshalb wollen Sie einen Event durchführen
  2. Wen wollen Sie einladen, mit oder ohne Partner?
  3. Was ist das Ziel des Events: Mit welcher Message sollen die Gäste nach Hause gehen ?

Ein professionelles Eventmanagement kann Ihren Event bis ins kleinste Detail planen. So vermeiden Sie Fehler und vermeiden unerwartete Pannen. Sollte dann aber am Anlass trotzdem etwas nicht ganz nach Plan klappen, so wird ein erfahrener Eventmanager souverän damit umgehen und schnell passende Lösungen finden.

Zudem ist die gesammelte Erfahrung von zahlreichen Firmenfeiern, Kundenanlässen und anderen Events unbezahlbar und ein gutes Netzwerk zu den besten Eventdienstleistern (Unterhaltungsmusiker, Fotografen, Catering) ein äusserst wertvolles Gut. Die Eventagentur kennt die Partyband, welche den Saal zum kochen bringt, sie weiss welcher Eventfotograf die besten Fotos schiesst und welcher Caterer ihre Gäste mit dem tollsten Menu verwöhnt. Neben all den kulinarischen Highlights, technischen Details und spannenden Momenten behalten die Eventmanager kühlen Kopf, halten den Zeitplan ein und sehen stets das Ziel vor Augen.

Wenn die Eventband den letzten Ton gespielt hat, ist der Abend für das Organisionskomitee noch lange nicht fertig. Während die Gäste nach Hause gehen, sorgt eine Eventagentur dafür, das der Abbau koordiniert abläuft und nichts vergessen geht.
Im Nachgang zum Event ist es zudem wertvoll ein Debriefing durchzuführen. Dabei soll das Feedback der Geschäftsleitung aber auch der Event-Teilnehmer mit einbezogen werden. Mit diesen Informationen können spätere Events der Firma weiter verbessert und optimiert werden.

Im 3. Teil unserer Serie werden wir uns vertieft mit dem Thema Eventdienstleister auseinander setzen.

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